Aivojen kannalta ei ole yhdentekevää, kuinka kokous junaillaan. Moni asia voi mennä mönkään, ennen kuin palaveripullaa on edes haukattu.


Moni asia voi mennä mönkään, ennen kuin palaveripullaa on edes haukattu.

Sisältö jatkuu mainoksen jälkeen

Julkaistu Tiede-lehdessä 8/2004

Sisältö jatkuu mainoksen alla

On taas viikkopalaverin paikka. Osallistujat on kutsuttu, kahvipullat katettu ja kännykät suljettu. Kaikki on valmista - vai onko?


Jos aivot on unohdettu narikkaan tai niiden tarpeet on jätetty huomiotta, kokouksesta menee terä ja tuloksia on turha odottaa. Seuraavassa Työterveyslaitoksen ylilääkärin ja neurologin Kiti Müllerin listaamia "vaaran paikkoja" ja vinkkejä niiden välttämiseen.



Tiivis ja asiapitoinen iltapäiväkokous sotii ihmisen sisäistä vuorokausirytmiä vastaan, koska harva on silloin vireimmillään. Huonoin ajankohta on tunti tai kaksi lounaan jälkeen. Mitä enemmän olet haarukoinut rasvaa ja hiilihydraatteja, sitä varmemmin vireys laskee ja aivojen toimintakyky heikkenee. Et ole terävimmilläsi etkä luovimmillasi. Pöpperöisenä ja väsyneenä tahmaavat erityisesti tarkkaavuus ja muisti, eikä asioiden edistäminen ota onnistuakseen.


Neuvo: Aamupäivä on iltapäivää parempi aika tärkeille palavereille. Jos iltapäivää ei voi välttää, nuukahtamiseen löytyy vastalääke. Kahvi ja kevyt hiilihydraattipommi, kuten mehu tai hedelmät, virkistävät. Hermosolut käyttävät energianlähteenään glukoosia. Sitä kuluu seitsemisen milligrammaa minuutissa. Vaikka aivot varastoivat osan sokerista, ne tarvitsevat jatkuvaa täydennystä verenkierrosta.



Sähköpostin aikakausi on synnyttänyt uuden vitsauksen. Kokouksiin on helppo kutsua kaikki kynnelle kykenevät. Liika on kuitenkin liikaa - myös aivoille.


Kymmenen hengen konklaavi on tehoton, jos tavoitellaan tiivistä vuorovaikutusta ja päätöksiä. Pelkkä ihmisten läsnäolo tuottaa tilaisuuteen rutkasti informaatiota. Mitä suurempi joukko, sitä useamman ihmisen sanallista ja sanatonta viestintää aivot joutuvat seuraamaan. Tilanne kuormittaa häiriöille herkkää työmuistia, joka pystyy lajittelemaan ja muokkaamaan vain rajallisen määrän tietoa. Väenpaljous luo aistiärsykkeiden tulvan, jota aivot eivät kykene sulattamaan, ja keskittymiskyky ja tarkkaavuus ovat koetuksella.






Kokouksen kannalta tärkein aivojen osa on helppo nimetä: otsalohkot. Niissä sijaitsee aivotyön työkalu työmuisti, jonka avulla ym-märretään kuultu ja luettu ja pidetään mielessä meneillään olevaan tehtävään liittyvät asiat. Ne myös säätelevät käyt-täytymistä ja pitävät orkesterinjohtajan lailla huolta siitä, että aivoalueiden yhteispeli sujuu. Lisäksi ne toimivat suodattimena. Ne estävät turhan hälyn pääsyn aivoihin ja pitävät luottamukselliset tiedot palomuurin si-sällä. Jos suodatus toimii normaalisti, ihminen ei suolla ulos, mitä sylki suuhun tuo.


Häiriintyvät herkästi


Otsalohkot ovat valitettavasti keskusher-moston heikoin lenkki. Ne reagoivat ensim-mäisinä, jos kaikki ei ole kohdallaan. Päihdyksissä, uuvuksissa tai tunnemyrs-kyissä kapellimestarin kontrolli helposti her-paantuu. Palomuurin ja itsekritiikin rakoillessa ihminen sortuu harkitsemattomiin puheisiin ja tekoihin.


Myös stressi ja väsymys verottavat otsa-lohkojen kykyä suodattaa informaatiota. Työ-paineet tai huonosti nukuttu yö herkistävät ärsykkeille ja heikentävät kykyä erotella olen-naiset asiat hälystä.


Ikä muuttaa toimintaa


Otsalohkojen hermorakenteet kypsyvät 25. ikävuoteen mennessä. Vääjäämätön alamäki on edessä, kun 40 vuotta kertyy mittariin. Otsalohkot alkavat kutistua ja niiden hermo-radat pätkivät. Kehityskaari voi selittää, miksi nuorten ja ikääntyvien aivotyössä on eroja.


Nuorelle työntekijälle hälyisä ja poukkoileva kokous ei ole kauhistus. Hänen otsalohkonsa sietävät hyvin infotulvaa, eivätkä stressi ja väsymys iske niihin kovin herkästi. Aivojen kypsymättömyyden takia nuoren on kuitenkin vaikea löytää palaverin punaista lankaa ja hahmottaa kokonaisuuksia.


Konkarin ongelmat ovat toisaalla. Otsalohkot ovat aiermpaa herkemmät häiriöille. Siksi suuri joukko ja tietotulva ylityöllistävät ne nopeasti, ja aivot väsyvät. Ikääntyvän valt-teina ovat säilömuisti ja sinne tallentuneet kokemukset. Ne pitävät huolen siitä, että asiakokonaisuudet pysyvät hallinnassa.


Neuvo: Mieti, keiden läsnäolo on kokouksen tavoitteiden kannalta välttämätöntä. Karsi ylimääräiset listalta. Havainnointi ja vuorovaikutus luonnistuvat hyvin vielä noin viiden hengen ryhmässä. Kutsumatta jätettyjen ei pidä huolestua. Ihmisen tärkeyttä työyhteisölle ei mitata kokousten määrällä.




Neuvo: Ihmiset ovat tietämättään kehittäneet hyviä tapoja aivojen lämmittämiseksi. Kuulumisten vaihtaminen, epävirallinen sanailu päivän teemasta ja edellisen kokouksen muis-tion läpikäyminen antavat aivoille mahdollisuuden kaivaa säilömuistista esille tietoja, joita hetken päästä tarvitaan.



Aina ei jaksa syttyä. Jos joukossa on monia sellaisia, joita kokous ei kiinnosta, ollaan vaarallisilla vesillä. Motivaation puute heijastuu tarkkaavuuteen ja työmuistiin. Myös kännykän näpräys on pahasta, sillä tekstaileminen ja keskustelu kuormittavat samoja aivojen tiedonkäsittelyjärjestelmiä.


Neuvo: Pidä huoli siitä, että kokouksella on selvä idea ja tavoite. Varmista, että kaikki


 


läsnäolijat hahmottavat ne. Huolehdi, että kännykät pysyvät taskuissa ja kasseissa.




Neuvo: Pilko asiat useampaan palaveriin. Aivot työskentelevät parhaiten silloin, kun tietoa annostellaan kohtuullisesti.



PowerPoint-esityskalvot ovat hyvä renki mutta huono isäntä. Väärissä käsissä ne ovat myrkkyä aivoille, jotka on viritetty reagoimaan poikkeaviin ärsykkeisiin, kuten liikkeeseen ja ääniin. Kalvokaraoke, jossa pilkahtelee paljon värejä ja pallukoita, uhkaa hukuttaa todellisen informaation. Erityisen koville joutuvat aivojen otsalohkot, jotka suodattavat ympäristön viestejä. Ne yrittävät epätoivoisesti pitää häiritsevät ärsykkeet kurissa ja ajatuksen asiassa - turhaan.


Neuvo: Jos käytät esitysgrafiikkaa, vältä teknokikkailua. Pelkistä, tiivistä, selitä loput.



Silloin tällöin palavereissa myrskyää ja tunteet nousevat pintaan. Pahinta, mitä voi tehdä, on lopettaa kokous ja koettaa unohtaa koko välikohtaus. Se ei nimittäin unohdu. Tästä pitää huolen aivojen mantelitumake, joka yhdistää muistoihin tunteet. Aina kun värinöitä aiheuttanut asia otetaan esiin, kuohunta voi toistua. Pelkkä avainsana, vaikkapa uusi atk-järjestelmä, saattaa herättää tunteiden palon.


Neuvo: Jos tunteet loiskuavat yli äyräiden, on syytä viheltää peli poikki ja mennä jäähylle, mutta vain hetkeksi. Kun aivot ovat hieman jäähtyneet, kiistanaihe nostetaan pöydälle ja sitä käsitellään tavalla tai toisella.



Kokouksilla on tapana pitkittyä. Venytyksellä on kuitenkin rajansa. Tupo-neuvotteluista ja budjettiväännöistä tutut öiset väsytyspalaverit ovat järjettömiä. Ne ovat luovan ongelmanratkaisun surma. Aivoriihityössä kaksi tuntia on ehdoton maksimi, sitten tarvitaan hengähdys- ja tuumaustauko.


Neuvo: Päätöstä ei pidä pakottaa. Paineessa varsinkin luovasta aivotyöstä katoaa terä. On parempi katkaista kokous ja yrittää jonkin ajan päästä uudelleen.


Lisälukemista Kiti Müllerin kirjassa Aivokutinaa (Työterveyslaitos 2003).

Sisältö jatkuu mainoksen alla