Taas yksi harakoille mennyt kokoontuminen? Hyvät päätökset ja oivallukset syntyvät varmimmin, kun palaveriin tullaan oikein odotuksin.


oivallukset syntyvät varmimmin, kun palaveriin tullaan oikein odotuksin.

Sisältö jatkuu mainoksen alla

Julkaistu Tiede-lehdessä 8/2006

Sisältö jatkuu mainoksen alla


Pelkkä palaverikutsun lukeminen saattaa laukaista ällistyttävän määrän ajatustyötä. Seuralliset alkavat keskustella aiheesta kahvihuoneessa ja käytävillä. Toimintaan taipuvaiset tekevät käytännön kokeita.

Verkottuja saa jutun juurta haasteluun kollegoiden ja kylänmiesten kanssa. Nörtimpi googlaa ideoita internetistä. Vanhempi kettu alkaa muistella, mitä kaikkea on jo aikojen saatossa kokeiltu.

Samalla syntyy päätös osallistua palaveriin tai jäädä siitä pois. Päätöksen kriteerit riippuvat kunkin persoonallisuudesta.

Sosiaalinen ihminen näkee palaverissa tilaisuuden kokea yhteisyyttä. Voi viihtyä ja kertoa värikkäitä tarinoita. Toki jokainen haluaa tulla hyväksytyksi ryhmässä, mutta supersosiaaliselle palaverin syyksi riittää pelkkä jutustelu. Jos kutsun pohjalta vaikuttaa siltä, ettei palaverissa sallita epävirallista ja turvallista spontaaniutta, tunneihminen hakeutuu muihin porukoihin.

Tehtäväkeskeisemmät pilkkaavat sosiaalisia ompeluseuralaisiksi, koska sosiaaliset ovat taitavia luomaan näennäisprojekteja, joista ei saada todellisia tuloksia. Tehtäväkeskeinen haluaa tuntea olevansa hyödyksi. Hän näkee palaverin tilaisuutena tehdä konkreettisia toimintaehdotuksia ja esittää mielipiteitä. Jos tuloksia ei ala pian syntyä, tehtäväkeskeinen häipyy tekemään "jotain oikeasti hyödyllistä".

Tiedonjanoinen näkee palaverin tilaisuutena kartuttaa omaa tietopohjaansa. Hän kyselee paljon, koska hän etsii ehdotuksia, mielipiteitä ja toimintamalleja. Pian kokouskutsun saatuaan tiedonjanoinen saattaa keskustella jonkun tietäjän kanssa ja lukea aihetta käsittelevän kirjan tai nettiartikkelin. Jos palavereissa jauhetaan kerta toisensa jälkeen samaa, tiedonjanoinen unohtuu kirjan ääreen.

Joku kutsuttu saattaa päätellä, ettei palaveri ole häntä varten, koska hän arvelee olevansa täysin eri mieltä kuin toiset ja siksi tulevansa leimatuksi inhokiksi. Arempi puolestaan jännittää niin kovin, ettei usko saavansa sanaa suustaan. Kolmas pelkää itse suuttuvansa "niihin tolloihin" eikä halua ehdoin tahdoin nostaa verenpainettaan.

Kun saavut palaveriin, sinua rauhoittanee tietää, että kaikki muutkin toivovat viihtyvänsä, oppivansa ja tuottavansa tuloksia. Kaikkia myös kaihertaa pieni tai suuri pelko siitä, tuleeko hyväksytyksi, jos on eri mieltä.


Palaveri, neuvottelu vai kokous?

Jos kutsu tai muu ennakkotieto on epämääräinen, syntyy helposti väärinkäsityksiä ja pettymyksiä. Ei vähiten siksi, että sanoja kokous, palaveri ja neuvottelu käytetään usein toistensa synonyymeina. Ota siis selvää, minkä lajin kohtaamisesta on tarkkaan ottaen kysymys.

Yhdistyksen vuosikokouskutsussa ehkä kehotetaan: "tule kehittämään ja vaikuttamaan". Lähdet innolla mukaan vain huomataksesi, että kokouksen tavoitteena on yhdistyslain kirjaimen noudattaminen. Juonesta perillä olevat osallistujat hyrisevät tyytyväisyyttä, kun puheenjohtaja avaa yleiskeskustelun ja parin sekunnin jälkeen sulkee sen osallistujiin vilkaisematta. Mitä nopeammin muodollisuudet hoidetaan, sitä nopeammin päästään tapaamisen varsinaiseen tarkoitukseen: karkelot voivat alkaa.

Neuvottelun perimmäinen luonne avautuu latinan sanasta negotiari, joka tarkoittaa kaupankäyntiä tai muuta resurssien vaihtoa. Mukana on ainakin kaksi osapuolta, joiden toiveet ja tarpeet yritetetään yhdistää selvittämällä heidän ehtonsa ja liikkumavaransa. Kyseessä ei ole avoin keskustelu, koska oman puolen edun takia monet asiat lakaistaan maton alle. Keskustelua käydään puolustellen, painostaen ja myyden.

Siinä missä kokous on muodollinen ja neuvottelu perustuu hienovaraiseen vastakkainasetteluun, palaveri on dialoginen. Dialogin voi määritellä yhdessä ajattelun taidoksi, johon kuuluu vapaata ajatustenvaihtoa ja ideoiden pallottelua. Sanana palaveri juontuu kreikan parabolē´sta, joka tarkoittaa viereen asettamista ja vertailua. Osallistujat ikään kuin istuvat leirinuotiolla miettien, miten tavoite saavutettaisiin. Vetäytyvälle tilanne voi olla ahdistava, koska todellisessa palaverissa jokainen panee itseään likoon.


Lumepalaverilla turha hämätä

Jotta odotukset ja todellisuus kohtaisivat mahdollisimman hyvin, asioista kannattaa puhua niiden oikeilla nimillä. Palaverista ei ole kyse, jos odotettavissa on toisiinsa liittymättömien yksinpuhelujen puuduttava jono. On oikeastaan turha edes järjestää tapaamista monologisarjan kuuntelemiseksi. Nopeampaa on lukea puheet esimerkiksi nettisivuilta tai sähköpostista tai nähdä ne kuvapuhelun kautta.

Oikea ryhmäpalaveri kannattaa järjestää vain, jos on kyse moniin ihmisiin vaikuttavasta monisärmäisestä päätöksestä, jonka ratkaisemiseksi tarvitaan monenkirjavaa asiantuntemusta.

Jos joku päätösvaltainen ihminen tai ryhmä on jo päättänyt asian, tuloksen myymiseksi ei kannata järjestää hämääviä lumepalavereja. Näennäinen osallistaminen paljastuu, ja se ärsyttää vielä enemmän kuin raaka käskytys. Palaverin pontimeksi käy jokin aidosti avoin asia, esimerkiksi se, miten jo tehty päätös on kivuttominta toteuttaa. Lisäksi on tärkeää kutsua paikalle ne ihmiset - ja vain ne ihmiset - joilla voi olla pulman ratkaisemiseksi jotain annettavaa.


Tee kuvaava kutsu

Jotta kutsutut osaavat päätellä tilaisuuden hyödyt, kutsussa on hyvä kuvata tapaamisen tavoite, kertoa osallistujille, miten tulisi valmistautua, ja hahmotella asialle kaavailtu työstömenetelmä.

Esimerkiksi jos palaverilla pyritään terävöittämään ja tehostamaan porukan tulevia palavereja, kutsu voi näyttää vaikkapa tältä:

Tavoite: Pyrimme luomaan käytännöllisen keinon sen arvioimiseksi, millaisissa asioissa kannattaa järjestää nokikkaispalaveri ja milloin on järkevämpää hoitaa asia virtuaalipalaverina (kuvapuheluna), puhelinpalaverina tai sähköpostikeskusteluna tai vain lähettää tiedote.

Valmistautuminen: Kerää tulevan viikon aikana esimerkkejä onnistuneista ja epäonnistuneista palavereista. Tee muistiinpanoja ja pohdi yksin tai kaverin kanssa, keksitkö tapausten sisällä tai välillä systematiikkaa. Ohessa luettavissa viriketarina ja pari linkkiä.

Menetelmä: Käytämme tuplatiimi-metodia niin, että klo 13.10 käymme pariporinana läpi omia kauno- ja kauhuesimerkkejä, 13.30 parin kanssa mietimme keinoja sen arvioimiseksi, kannattaako palaveri pitää, 13.40 parin kanssa mietimme keinoja osallistujien, menetelmien ja työskentelyä tukevan ympäristön valitsemiseen, 14.00 kukin pari valitsee parhaat ideansa ja kirjoittaa ne tarralapuilla seinälle, 14.20 kukin pari esittelee ideansa koko ryhmälle, 14.40 lajittelemme keinot ryhmiin vaikutuksen laajuuden ja toteuttamisen helppouden mukaan (parhaat keinot ovat helppoja ja erittäin hyödyllisiä) ja klo 15.00 päätämme, kuka laatii alustavan mallin jä lähettää sen sähköpostina muille. Lisäksi päätämme, miten mallia edelleen parannetaan.


Pariporinalla oikeaan vireeseen

Vaikka kutsu kuvaisi tapaamista osuvasti, kaikki eivät ole heti samalla tavoin juonessa mukana. Ihmisillä on erilaisia tarpeita ja valmistautumistapoja. Vastaava tilanne on monelle tuttu parisuhteesta. Toinen osapuoli on haaveillut romanttisesta illasta aamusta alkaen, mutta toinen on omien murheidensa vuoksi unohtanut koko asian. Toinen on jo tulikuuma, toinen vielä kylmillään. Siksi on tärkeää, että myös palavereissa hieman lämmitellään ennen aloitusta.

Esimerkiksi pieni pariporina kahvinjuonnin yhteydessä virittää osallistujat palaverin aiheeseen. Yhdelle ihmiselle on helpompi kertoa mielipiteensä kuin koko joukolle, ja samalla omaa ideaa voi testata.

Itse palaveri kannattaa aloittaa jollakin helpoksi arvioidulla aiheella. Tämäkin antaa osallistujille aikaa orientoitumiseen.

Palaveri on joukkuepeliä, jossa osallistujat syöttävät toisilleen tietoa ja tukea sekä ottavat koppeja syntyneistä oivalluksista. Kotona voi pallotella omaan tahtiin, mutta palaverissa nopeimpien kannattaa edetä hitaampien vauhdilla. Jopa ikänsä harjoitelleilta alansa huipuilta ottaa aikansa, ennen kuin he pystyvät pelaamaan yhteen.

Palaverin tulos voi olla yllättävä. Toisinaan havaitaan, ettei ongelmaa koskaan ollutkaan. Joskus pulma ratkeaa niin kirkkaasti, että uusi toimintatapa on itsestäänselvyys. Useimmiten ideat kuitenkin vaativat jalostusta ja seurantaa. Tarvitaan neuvottelua siitä, voidaanko keksintö toteuttaa käytännössä. Joskus "lainvoiman" saamiseksi tarvitaan virallinen kokous. Niinpä varsinainen palaverikohtaaminen voi olla lyhyt suhteessa asian kehittelyyn käytettyyn kokonaisaikaan.



Tuija Matikka on psykologi, joka on erikoistunut organisaatioiden ja henkilöstön kehittämiseen ja harjoittaa myös henkilökohtaista psykologista neuvontaa.
Artikkeli sai innoitusta Tarja Surakan toimittamasta kirjasta Työyhteisön palaverit - yhdessä tavoitteisiin (Edita 2006).

Sisältö jatkuu mainoksen alla